Sygnaliści w podmiotach leczniczych

Procedura zgłoszeń wewnętrznych jest co do zasady obowiązkowa, gdy na rzecz podmiotu wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób, liczonych według art. 23 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Próg ocenia się według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, z uwzględnieniem ustawowych wyjątków.
Kancelaria Adwokacka Michał Ciupa i Partnerzy w Katowicach (MCP) pomaga podmiotom leczniczym przygotować i wdrożyć procedurę oraz wspiera upoważnione osoby przy obsłudze zgłoszeń. Uwzględniamy kontrakty medyczne, poufność, tajemnicę zawodową i dane pacjentów.

Jak pomagamy i co otrzymuje placówka

Ustalamy, czy placówka ma obowiązek ustanowić procedurę, i sprawdzamy sposób obliczenia progu. W zależności od uzgodnionego zlecenia:
• Ocena prawna określa zakres obowiązku oraz zmiany potrzebne w istniejącej procedurze i sposobie jej stosowania.
• Projekt lub aktualizacja procedury porządkuje kanały zgłoszeń, podział ról, terminy, poufność i postępowanie z informacjami anonimowymi.
• Wzory upoważnień, rejestru i dokumentów obsługi zgłoszeń uzupełniamy o zasady konsultacji, wdrożenia i przechowywania danych.

Szkolenia odnosimy do sytuacji właściwych dla ochrony zdrowia, w tym zgłoszeń zawierających informacje o pacjentach i zgłoszeń dotyczących kierownictwa. Zakres ewentualnego przyjmowania zgłoszeń przez kancelarię wymaga odrębnego uzgodnienia.
W toku konkretnej sprawy wspieramy upoważnione osoby w ocenie zakresu ustawy, planowaniu wyjaśnień, komunikacji z sygnalistą i przygotowaniu działań naprawczych.
Analizujemy również ryzyko odwetu i prawidłowość decyzji kadrowych. Zakres reprezentacji ustalamy z uwzględnieniem tego, kto jest klientem i czy nie występuje konflikt interesów.

Ustalenie progu 50 osób

Zgodnie z art. 23 ust. 1–2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów należy uwzględnić pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz osoby pracujące za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, bez względu na podstawę zatrudnienia tych osób. Nie wystarcza policzenie etatów ani liczby podpisanych kontraktów.
W placówce medycznej znaczenie mogą mieć zatem również lekarze i inne osoby pracujące na kontraktach, w tym prowadzące działalność gospodarczą. Próg ustala się dla właściwego podmiotu prawnego, nie automatycznie osobno dla każdego jego gabinetu, oddziału czy lokalizacji. Współpracę z zewnętrzną spółką lub firmą zapewniającą własny personel trzeba ocenić według rzeczywistego modelu wykonywania pracy.

Przykład obliczenia progu.

Zatrudnienie 30 osób na pełnych etatach i 20 osób na połowie etatu daje 40 pełnych etatów. Jeżeli dodatkowo 12 innych lekarzy wykonuje osobiście odpłatną pracę na kontraktach i nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, wynik obliczenia wynosi 52. Przy takim stanie na ustawowy dzień referencyjny próg 50 jest osiągnięty, o ile nie znajduje zastosowania szczególny wyjątek.
Samo prowadzenie działalności leczniczej nie znosi progu 50 osób. Trzeba jednak sprawdzić, czy podmiot prowadzi również działalność regulowaną objętą art. 23 ust. 3 albo podlega szczególnym regułom dotyczącym jednostek organizacyjnych małych gmin i powiatów (art. 23 ust. 4–5). Podmiot poniżej progu, na którym nie ciąży obowiązek ustawowy, może ustanowić procedurę dobrowolnie (art. 24 ust. 2).

Osoby uprawnione i zakres zgłoszeń

Sygnalistą jest osoba fizyczna zgłaszająca lub ujawniająca publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może to być m.in. pracownik, osoba na kontrakcie, przedsiębiorca, członek organu, wspólnik, stażysta lub wolontariusz. Ustawa obejmuje także informacje uzyskane przed nawiązaniem współpracy i po jej zakończeniu (art. 4).
Katalog naruszeń obejmuje m.in. zdrowie publiczne, korupcję, zamówienia publiczne, bezpieczeństwo produktów, ochronę danych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów teleinformatycznych (art. 3 ust. 1). W placówce medycznej znaczenie mogą mieć np. podejrzenie korupcji przy zakupie sprzętu lub naruszenie zasad bezpieczeństwa systemów przetwarzających dane pacjentów. Kwalifikacja wymaga uwzględnienia kontekstu związanego z pracą i wyłączeń dotyczących tajemnicy zawodowej. Nie każda skarga pracownicza lub skarga pacjenta jest zgłoszeniem sygnalisty; sam status pacjenta nie stanowi kontekstu związanego z pracą.
Informacja o nieprawidłowych rozliczeniach z NFZ również wymaga odrębnej kwalifikacji. Należy ustalić, na czym polega zarzucane naruszenie i do której dziedziny z art. 3 ust. 1 może należeć. Sam fakt rozliczania świadczeń ze środków publicznych nie zastępuje tej analizy.
Procedura może dodatkowo obejmować naruszenia regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych ustanowionych na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i z nimi zgodnych. Dla takiego rozszerzenia ustawa wyłącza rozdziały o zgłoszeniach zewnętrznych i ujawnieniu publicznym (art. 3 ust. 2). Nie należy zatem przedstawiać wewnętrznego rozszerzenia procedury jako rozszerzenia całego ustawowego systemu.

Tajemnica zawodowa i dane pacjentów

Ustawy o ochronie sygnalistów nie stosuje się do informacji objętych tajemnicą zawodową zawodów medycznych i prawniczych (art. 5 ust. 1 pkt 2). Procedura dla sygnalistów nie tworzy ogólnego uprawnienia do ujawniania informacji o pacjentach lub przekazywania ich dokumentacji.
Nie oznacza to, że wszystkie nieprawidłowości w podmiocie leczniczym pozostają poza ustawą. Trzeba odróżnić informację o naruszeniu prawa od informacji objętej tajemnicą oraz ocenić dopuszczalny zakres przekazania materiałów. Samo usunięcie nazwiska pacjenta nie przesądza, że informacja przestała podlegać ochronie lub że pacjenta nie można zidentyfikować.
Procedura powinna określać sposób postępowania ze zgłoszeniem zawierającym takie dane, osoby uprawnione do oceny i zasady ograniczenia dostępu. Pomagamy rozdzielić zakres ustawy o sygnalistach od innych podstaw reagowania na naruszenie. Wyłączenie informacji spod tej ustawy nie uchyla odrębnych obowiązków ochrony pacjenta ani zawiadomienia właściwych organów.

Przykładowa sytuacja w placówce

Przykład hipotetyczny: osoba pracująca na kontrakcie zgłasza podejrzenie korupcji przy zakupie sprzętu, a zarzut dotyczy członka kierownictwa. Potrzebne jest ustalenie właściwych odbiorców zgłoszenia i osób prowadzących działania następcze, ochrona poufności oraz ocena konfliktu interesów. Upoważnienia i dostęp do materiałów nie powinny prowadzić do sytuacji, w której osoba objęta zarzutem weryfikuje własne działania.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i jej wdrożenie

Procedura powinna wskazywać upoważnionych odbiorców zgłoszeń, sposoby ich przekazywania, bezstronną wewnętrzną jednostkę lub osobę właściwą do działań następczych, zasady postępowania z informacjami anonimowymi oraz terminy komunikacji z sygnalistą. Musi obejmować obowiązek podejmowania działań następczych z należytą starannością i zrozumiałe informacje o zgłoszeniach zewnętrznych (art. 25 ust. 1).
Sposoby zgłaszania powinny odpowiadać art. 26 ust. 1, który przewiduje co najmniej możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie lub pisemnie. Przyjęte kanały trzeba powiązać z rzeczywistą obsługą, dokumentowaniem, zastępstwami i ochroną informacji. Sam adres e -mail dostępny wielu osobom nie zapewnia wykonania tych obowiązków. Zgłoszenie ustne może zostać przekazane telefonicznie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Na wniosek sygnalisty może ono nastąpić podczas bezpośredniego spotkania, które organizuje się w terminie 14 dni od otrzymania wniosku (art. 26 ust. 2 i 6). Sposób dokumentowania zależy od kanału: ustawa określa wymagania dotyczące nagrania, transkrypcji lub protokołu, zgody sygnalisty oraz możliwości sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia zapisu (art. 26 ust. 3–7).
Projekt procedury wymaga konsultacji z zakładową organizacją związkową lub organizacjami związkowymi, a gdy ich nie ma — z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie. Konsultacje trwają od 5 do 10 dni od przedstawienia projektu. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę (art. 24 ust. 3–5). Warto udokumentować wybór przedstawicieli, przedstawienie projektu, przebieg konsultacji i ogłoszenie procedury, aby móc wykazać prawidłowość jej ustanowienia.
Informację o procedurze należy przekazać osobie ubiegającej się o pracę wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Trzeba także zapewnić pisemne upoważnienia do wykonywania czynności i zachowanie poufności (art. 24 ust. 6 i art. 27).

Rejestr zgłoszeń i przechowywanie danych

Podmiot prawny prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych i jest administratorem danych osobowych w nim zgromadzonych (art. 29). Dostęp do zgłoszeń, rejestru i materiałów wyjaśniających powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, w zakresie niezbędnym do
wykonywania powierzonych im czynności. Okres przechowywania danych i dokumentów należy ustalić według art. 8 ust. 8–10 oraz art. 29 ust. 5. Dla rejestru ustawa przewiduje 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Nie należy automatycznie liczyć terminu od wpływu zgłoszenia. Odrębnie trzeba uwzględnić zasady dotyczące dokumentów stanowiących część akt postępowań przygotowawczych, sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Danych osobowych niemających znaczenia dla rozpatrzenia zgłoszenia nie należy zbierać. Przypadkowo zebrane usuwa się niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od ustalenia, że nie mają znaczenia dla sprawy (art. 8 ust. 4).

Najważniejsze terminy obsługi zgłoszeń

Przyjmowanie zgłoszeń a prowadzenie działań następczych

Przyjmowanie zgłoszeń można powierzyć upoważnionej jednostce lub osobie wewnętrznej albo podmiotowi zewnętrznemu. Ustawa odrębnie wskazuje bezstronną wewnętrzną jednostkę lub osobę w strukturze podmiotu jako upoważnioną do podejmowania działań następczych (art. 25 ust. 1 pkt 1 i 3).
Umowa z podmiotem zewnętrznym może obejmować przyjmowanie zgłoszeń, potwierdzanie ich przyjęcia, przekazywanie informacji zwrotnej i informacji o procedurze.

Nie zwalnia podmiotu prawnego z odpowiedzialności za wykonanie jego obowiązków, w tym zachowanie poufności i podjęcie działań następczych (art. 28 ust. 1 i 4). Pomoc prawna kancelarii może obejmować analizę zgłoszenia, wsparcie wyjaśnień i przygotowanie rekomendacji dla upoważnionych osób. Zakres czynności oraz ewentualną obsługę przyjmowania zgłoszeń należy odrębnie uzgodnić. Nie są one równoznaczne z automatycznym przejęciem wszystkich ustawowych ról podmiotu leczniczego.
Procedura powinna przewidywać rozwiązanie na wypadek zgłoszenia dotyczącego członka kierownictwa, osoby przyjmującej zgłoszenia lub prowadzącej wyjaśnienia. Bezstronność wymaga także analizy konfliktu interesów i doboru osób, które nie będą oceniały własnych działań.

Zgłoszenie sygnalisty a zdarzenie niepożądane

Zgłoszenie sygnalisty i zgłoszenie zdarzenia niepożądanego należą do odrębnych mechanizmów. Wewnętrzny system zarządzania jakością i bezpieczeństwem (WSZJ) służy monitorowaniu ryzyka i poprawie bezpieczeństwa świadczeń. Procedura sygnalistów służy przyjmowaniu informacji o naruszeniach objętych jej zakresem oraz podejmowaniu działań następczych. Zgłoszenie w jednym systemie nie zastępuje automatycznie czynności w drugim.
To samo zdarzenie może uzasadniać zastosowanie obu procedur, jeżeli spełnione są ich przesłanki, z uwzględnieniem wyłączeń dotyczących tajemnicy zawodowej. Trzeba wówczas określić cele analizy, krąg uprawnionych osób, zasady przepływu informacji i dokumentację. Zasady systemu jakości przedstawiamy w części poświęconej wewnętrznemu systemowi zarządzania jakością i bezpieczeństwem.

Ochrona przed odwetem, poufność i odpowiedzialność

Ochrona ustawowa przysługuje od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, jeżeli sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja była prawdziwa w momencie zgłoszenia lub ujawnienia i stanowiła informację o naruszeniu prawa (art. 6). Niepotwierdzenie zarzutu samo w sobie nie jest równoznaczne ze świadomie fałszywym zgłoszeniem. Ujawnienie publiczne wymaga odrębnej oceny przesłanek ochrony określonych w art. 51–53. Nie można utożsamiać go ze zgłoszeniem zewnętrznym ani zakładać, że każda publikacja zarzutu korzysta z ochrony. Art. 53 przewiduje szczególną regułę dla informacji przekazywanych bezpośrednio do prasy, do których stosuje się Prawo prasowe; w tym przypadku nie stosuje się art. 51–52. Zabronione są działania odwetowe oraz próby i groźby ich zastosowania. Ochrona obejmuje odpowiednio także osoby pomagające w zgłoszeniu i osoby powiązane z sygnalistą (art. 11 i art. 21). W sprawach pracowniczych na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest odwetem; reguły stosuje się odpowiednio do innych podstaw świadczenia pracy lub usług (art. 12 ust. 3 i art. 13). Dlatego decyzje kadrowe powinny mieć rzeczywiste, możliwe do wykazania przyczyny niezwiązane ze zgłoszeniem. Poufność chroni nie tylko sygnalistę, ale również osobę, której dotyczy zgłoszenie, i wskazane osoby trzecie (art. 27). Ustawa przewiduje możliwość ujawnienia tożsamości sygnalisty za jego wyraźną zgodą oraz w granicach koniecznego i proporcjonalnego obowiązku wynikającego z przepisów prawa w związku z właściwymi postępowaniami
(art. 8 ust. 1–3). Nie należy zatem obiecywać bezwzględnej anonimowości ani całkowitego wyłączenia dostępu uprawnionych organów.
Sygnalista, wobec którego zastosowano odwet, może dochodzić odszkodowania lub zadośćuczynienia (art. 14). Przepisy karne dotyczą m.in. utrudniania zgłoszenia, odwetu i bezprawnego ujawnienia tożsamości (art. 54–56). Odrębnie sankcjonowane jest zgłoszenie lub ujawnienie dokonane ze świadomością, że do naruszenia nie doszło (art. 57).
Nieustanowienie wymaganej procedury albo ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wymogów ustawy jest wykroczeniem osoby odpowiedzialnej za jej ustanowienie (art. 58–59). Odpowiedzialność może dotyczyć osoby zarządzającej podmiotem leczniczym. Nie wynika jednak automatycznie z samego członkostwa w zarządzie: wymaga ustalenia obowiązków konkretnej osoby, jej działania lub zaniechania oraz możliwości przypisania winy.