Dochodzenie należności i egzekucja

Kancelaria Adwokacka Michał Ciupa i Partnerzy w Katowicach pomaga przedsiębiorcom w dochodzeniu należności, zabezpieczeniu roszczeń i postępowaniu egzekucyjnym. Prowadzimy windykację należności od oceny dokumentów i wezwania do zapłaty, przez negocjacje i postępowanie sądowe, po reprezentację wierzyciela w egzekucji komorniczej. Oceniając sposób dochodzenia należności, uwzględniamy zarówno podstawy żądania i dostępne dowody, jak i możliwości uzyskania zapłaty z majątku dłużnika. Pozwala to porównać korzyści, koszty i ryzyka ugody, procesu oraz dalszej egzekucji..

 

Pomoc kancelarii MCP może obejmować pojedynczą niezapłaconą fakturę, sporne rozliczenie kontraktu albo należność stwierdzoną już wyrokiem. Zakres współpracy ustalamy odpowiednio do etapu sprawy i celu przedsiębiorcy. Konsultacje odbywają się w Katowicach lub zdalnie.

Skontaktuj się w sprawie konsultacji

W jakich sytuacjach pomagamy?

 

Prowadzimy sprawy, w których kontrahent nie płaci za dostarczony towar, wykonaną usługę, roboty budowlane lub korzystanie z lokalu. Analizujemy również roszczenia o zwrot zaliczek, pożyczek i innych świadczeń oraz rozliczenia po zakończeniu współpracy. Każdy z tych przypadków wymaga ustalenia odrębnej podstawy żądania i właściwego terminu przedawnienia.
Pomoc jest potrzebna także wtedy, gdy dłużnik kwestionuje wykonanie umowy, powołuje się na wady, przedstawia własne roszczenia do potrącenia albo uzależnia zapłatę od kolejnych ustępstw. W takich sprawach przygotowanie pozwu wymaga oceny zarzutów kontrahenta i dokumentów potwierdzających wykonanie zobowiązania.
Reprezentujemy również wierzycieli, którzy mają już wyrok, nakaz zapłaty, ugodę lub akt notarialny zawierający oświadczenie o poddaniu się egzekucji, a mimo to nie otrzymali pieniędzy. Analizujemy przyczyny nieskuteczności dotychczasowych działań oraz możliwość dochodzenia zaspokojenia z innych składników majątku lub od innych osób zobowiązanych.

Od czego zaczynamy dochodzenie należności?

 

Najpierw ustalamy, kto jest dłużnikiem, z czego wynika obowiązek zapłaty, jaka kwota pozostaje należna i kiedy można było żądać jej uregulowania. Sprawdzamy umowę, dokumenty wykonania, korespondencję, częściowe wpłaty oraz rozliczenie odsetek.
Weryfikujemy także, czy wierzytelność nie została wcześniej przeniesiona na inny podmiot, na przykład w ramach faktoringu. Równolegle oceniamy ryzyko przedawnienia oraz dostępne informacje o sytuacji dłużnika, w tym wpisy w Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej oraz Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Dane z rejestrów pomagają rozpoznać ryzyko, ale nie stanowią pełnego obrazu majątku ani potwierdzenia wypłacalności.
Po analizie wskazujemy możliwe działania, ich koszty i istotne ryzyka. W zależności od okoliczności rekomendacja może obejmować wezwanie do zapłaty, negocjacje, pozew z wnioskiem o zabezpieczenie albo skierowanie posiadanego tytułu do egzekucji.

Windykacja polubowna: wezwanie do zapłaty, negocjacje i ugoda

 

Wezwanie do zapłaty powinno jednoznacznie określać podstawę należności, jej wysokość, sposób rozliczenia wpłat i odsetek oraz termin oczekiwanej zapłaty. Gdy termin spełnienia świadczenia nie został oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, wezwanie może mieć znaczenie dla wymagalności roszczenia zgodnie z art. 455 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, dalej: „k.c.”.
Prowadzimy negocjacje dotyczące zapłaty, harmonogramu spłat i zabezpieczeń.

Oceniamy, czy proponowana ugoda daje wierzycielowi realną korzyść oraz jakie będą skutki niewykonania jej przez dłużnika. Ustalamy zasady rozliczenia należności głównej, odsetek i kosztów, a także warunki ewentualnego umorzenia części zadłużenia.
Zwykła ugoda pisemna nie jest sama w sobie podstawą egzekucji komorniczej. Taki skutek może zapewnić ugoda zawarta przed sądem po nadaniu jej klauzuli wykonalności albo ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez sąd przez nadanie klauzuli. Innym rozwiązaniem jest odpowiednio sporządzony akt notarialny z oświadczeniem dłużnika o poddaniu się egzekucji, po spełnieniu warunków nadania mu klauzuli wykonalności. Jeżeli oświadczenie składane jest w odrębnym akcie notarialnym, trzeba wskazać stosunek prawny, datę powstania i treść zobowiązania, a przy umowie wzajemnej także świadczenie wierzyciela oraz termin jego wykonania. Przy poddaniu się egzekucji do oznaczonej wysokości znaczenie ma również termin wystąpienia o klauzulę wykonalności.
Ugoda sądowa może zostać zawarta także przed procesem, w postępowaniu pojednawczym wszczętym zawezwaniem do próby ugodowej. Przygotowanie zabezpieczeń umownych należy do obszaru „Umowy i zabezpieczenie kontraktów”. Samo wysłanie wezwania do zapłaty nie przerywa biegu przedawnienia. Przedłużające się rozmowy nie powinny zastępować czynności potrzebnych do zachowania możliwości dochodzenia roszczenia.

 

Pozew o zapłatę i wybór postępowania

 

Przygotowujemy pozwy o zapłatę oraz reprezentujemy wierzycieli w dalszym postępowaniu, również po zakwestionowaniu żądania przez dłużnika. Dobór trybu zależy od rodzaju roszczenia, treści dokumentów i przewidywanego przebiegu sporu. Ocenie podlega możliwość zastosowania postępowania nakazowego, upominawczego albo elektronicznego postępowania upominawczego.
Postępowanie nakazowe wymaga podstaw określonych w art. 485 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego, dalej: „k.p.c.”. W sprawach dotyczących transakcji handlowych istotne mogą być łącznie umowa, dowód spełnienia świadczenia niepieniężnego oraz dowód doręczenia faktury lub rachunku, zgodnie z art. 485 § 2¹ k.p.c. Samo wystawienie faktury nie przesądza o udowodnieniu roszczenia ani o możliwości uzyskania nakazu w tym trybie.
Gdy fakturę wystawiono w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), gromadzimy dokument z jego numerem identyfikującym oraz dane pozwalające wykazać otrzymanie faktury według zasad właściwych dla danego sposobu jej wystawienia i udostępnienia. Faktura w KSeF nie zastępuje dowodów wykonania umowy. W określonych sprawach podstawą nakazu zapłaty może być również należycie wypełniony weksel, po sprawdzeniu jego treści i pozostałych wymagań ustawowych. Jeżeli roszczenie z weksla kierowane jest przeciwko konsumentowi, sprawdzamy również umowę, deklarację wekslową i załączniki wymagane przez art. 485 § 2 k.p.c.; sam weksel nie zastępuje tej kontroli.
W sprawach rozpoznawanych według przepisów o postępowaniu gospodarczym powód powinien co do zasady przedstawić wszystkie twierdzenia i dowody już w pozwie. Późniejsze ich powołanie podlega ograniczeniom i może prowadzić do pominięcia materiału istotnego dla sprawy. Późniejsze twierdzenia i dowody można powołać, jeżeli strona uprawdopodobni, że wcześniej nie było to możliwe albo potrzeba ich powołania wynikła później; w takim przypadku obowiązuje termin dwóch tygodni od powstania możliwości lub potrzeby ich powołania, zgodnie z art. 458 § 4 k.p.c. Dlatego dokumentację gromadzimy przed rozpoczęciem procesu, uwzględniając także przewidywane zarzuty dłużnika.

 

Nakaz zapłaty i jego zaskarżenie

Nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym i nakaz w postępowaniu nakazowym mają odmienne skutki. Skuteczny sprzeciw od pierwszego powoduje utratę jego mocy w zaskarżonej części, a sąd dalej rozpoznaje sprawę. Wniesienie zarzutów od nakazu w postępowaniu nakazowym nie powoduje samo przez się jego uchylenia; znaczenie zachowuje również możliwość zabezpieczenia. Przy doręczeniu w Polsce termin na sprzeciw wynosi dwa tygodnie, a na zarzuty w postępowaniu nakazowym — miesiąc, licząc od doręczenia nakazu. Doręczenia zagraniczne wymagają odrębnej oceny terminu.

 

Elektroniczne postępowanie upominawcze

 

Elektroniczne postępowanie upominawcze (EPU) może służyć dochodzeniu roszczeń pieniężnych, które stały się wymagalne w okresie trzech lat przed wniesieniem pozwu.
Nie jest to odrębny termin przedawnienia. Pozew w EPU składa się elektronicznie; wskazuje się w nim dowody, lecz nie dołącza się ich do pozwu. Po skutecznym sprzeciwie EPU zostaje umorzone w zakresie, w którym nakaz utracił moc; sprawa nie jest automatycznie przekazywana do dalszego rozpoznania. Sąd umarza postępowanie również wtedy, gdy nie ma podstaw do wydania nakazu zapłaty. Wniesienie przeciwko temu samemu pozwanemu pozwu o to samo roszczenie poza EPU w ciągu trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o umorzeniu pozwala zachować ustawowe skutki wcześniejszego wniesienia pozwu.

Mediacja w sprawach budowlanych

Przy należnościach z umów o roboty budowlane oraz z umów ściśle związanych z procesem budowlanym sprawdzamy zastosowanie przepisów o skierowaniu stron do mediacji. W sprawach gospodarczych objętych art. 458³ k.p.c. sąd kieruje strony do mediacji przed posiedzeniem przygotowawczym albo pierwszym posiedzeniem wyznaczonym na rozprawę. W postępowaniu upominawczym następuje to po sprzeciwie, a w nakazowym — po zarzutach. Regulacja ta nie przewiduje takiego dalszego etapu w samym EPU. Mediacja pozostaje dobrowolna i nie oznacza obowiązku zawarcia ugody. Odmowa poddania się mediacji bez uzasadnionej przyczyny może jednak wpłynąć na rozstrzygnięcie o kosztach procesu, niezależnie od jego wyniku. Przy stosowaniu art. 458³ i reguł kosztowych uwzględniamy datę wszczęcia postępowania oraz przepisy przejściowe nowelizacji, obowiązującej zasadniczo od 1 marca 2026 r. Szerszy zakres prowadzenia procesu, w tym obronę pozwanego, obejmuje obszar „Spory gospodarcze”.

 

Zabezpieczenie roszczenia przed zakończeniem sporu

 

Zabezpieczenie roszczenia służy ochronie możliwości wykonania przyszłego orzeczenia. Można o nie wystąpić przed wniesieniem pozwu albo w toku sprawy. Co do zasady trzeba uprawdopodobnić roszczenie oraz interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia, na przykład ryzyko, że bez zabezpieczenia późniejsze wykonanie wyroku będzie niemożliwe lub poważnie utrudnione.
Przy roszczeniach pieniężnych zabezpieczenie może polegać między innymi na zajęciu wierzytelności z rachunku bankowego, innych wierzytelności lub ruchomości albo na obciążeniu nieruchomości hipoteką przymusową. Sposób zabezpieczenia dobieramy do ustalonego majątku i okoliczności sprawy, z uwzględnieniem ustawowych ograniczeń.
W sprawach o zapłatę z transakcji handlowej o wartości nieprzekraczającej 75 000 zł interes prawny uważa się za uprawdopodobniony, jeżeli należność pozostaje niezapłacona przez co najmniej trzy miesiące od upływu terminu płatności. Ułatwienie z art. 730¹ § 2¹ k.p.c. dotyczy wartości transakcji, a nie tylko kwoty wskazanej w pozwie. Nie zwalnia z uprawdopodobnienia samego roszczenia.
Nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym stanowi od chwili wydania tytuł zabezpieczenia, wykonalny bez klauzuli wykonalności. Odpowiednie zastosowanie tych zasad przewidziano również dla wyroku sądu pierwszej instancji zasądzającego świadczenie pieniężne w postępowaniu gospodarczym. Możliwość dokonania zabezpieczenia nie oznacza jeszcze prawa do otrzymania zajętych pieniędzy na zaspokojenie należności.

 

Odsetki i koszty odzyskiwania należności

 

Dochodzona kwota może obejmować należność główną, odsetki oraz koszty, których zwrot przewidują przepisy. Rodzaj odsetek zależy od podstawy zobowiązania, postanowień umowy i statusu stron. Odróżniamy odsetki ustawowe za opóźnienie przewidziane w art. 481 k.c. od odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, regulowanych ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Transakcja handlowa to, w rozumieniu tej ustawy, umowa o odpłatną dostawę towaru lub odpłatne świadczenie usługi zawarta przez objęte nią podmioty w związku z wykonywaną działalnością. Nie każda wierzytelność przedsiębiorcy podlega tym przepisom. Stawkę odsetek ustalamy dla właściwego okresu opóźnienia, uwzględniając także szczególne zasady dotyczące podmiotów publicznych będących podmiotami leczniczymi.

Jak ustalamy wysokość odsetek?

Odsetki ustawowe za opóźnienie z art. 481 § 2 k.c. odpowiadają stopie referencyjnej Narodowego Banku Polskiego powiększonej o 5,5 punktu procentowego. Stawka ta zmienia się wraz ze zmianą stopy referencyjnej. W transakcjach handlowych ustawowy wzór przewiduje powiększenie stopy referencyjnej o 10 punktów procentowych, a gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym – o 8 punktów.
Wyłącznie dla tych odsetek handlowych stosuje się stopę referencyjną obowiązującą 1 stycznia za pierwsze półrocze albo 1 lipca za drugie półrocze danego roku.
Wierzyciel w transakcji handlowej nabywa prawo do odsetek za opóźnienie po spełnieniu swojego świadczenia i nieotrzymaniu zapłaty w ustawowo określonym lub umówionym terminie. Jeżeli dłużnikiem jest konsument, nie stosuje się wobec niego odsetek handlowych ani rekompensaty przewidzianej w tej ustawie.

 

Rekompensata i dalsze koszty odzyskiwania należności

 

Wierzycielowi, od dnia nabycia uprawnienia do odsetek za opóźnienie na podstawie art. 7 ust. 1 albo art. 8 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, przysługuje bez wezwania rekompensata za koszty odzyskiwania należności:

Wartość świadczenia pieniężnego Równowartość rekompensaty
Do 5 000 zł włącznie 40 euro
Powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł 70 euro
Od 50 000 zł włącznie 100 euro

Rekompensatę przelicza się na złote według średniego kursu euro ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności świadczenia. Prawo do niej jest związane z transakcją handlową, z odrębnymi zasadami dla uzgodnionych płatności w częściach. Liczba wystawionych faktur nie stanowi samodzielnej podstawy do naliczenia dowolnej liczby rekompensat.
Rekompensata nie wymaga wykazania, że wierzyciel rzeczywiście poniósł koszty odzyskiwania należności. Roszczenie o rekompensatę nie może zostać zbyte. Przelew należności głównej, także w ramach faktoringu, nie przenosi istniejącego roszczenia o rekompensatę. Postanowienie umowy, które z góry wyłącza albo ogranicza prawo do rekompensaty, jest nieważne. Odrębnie oceniamy rozliczenie już powstałego roszczenia w późniejszej ugodzie.
Możliwe jest również dochodzenie, w uzasadnionej wysokości, poniesionych kosztów odzyskiwania należności przewyższających rekompensatę. Nie oznacza to automatycznego przeniesienia na dłużnika wszystkich wydatków wierzyciela ani pełnego wynagrodzenia kancelarii.

Egzekucja komornicza po uzyskaniu tytułu wykonawczego

Tytuł wykonawczy to co do zasady tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności; stanowi podstawę egzekucji, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.
Może nim być między innymi odpowiednio zaopatrzony wyrok, nakaz zapłaty, ugoda sądowa lub akt notarialny spełniający wymagania art. 777 k.p.c.
Przygotowujemy wniosek egzekucyjny, ustalamy aktualną wysokość należności i reprezentujemy wierzyciela w kontaktach z komornikiem oraz przed sądem. Wskazujemy znane składniki majątku i oceniamy potrzebę dalszych czynności służących jego ustaleniu. Egzekucja może obejmować między innymi rachunki bankowe, wierzytelności wobec kontrahentów dłużnika, ruchomości, prawa majątkowe
i nieruchomości, w granicach dopuszczonych prawem.
Skierowanie egzekucji do nieruchomości wymaga wniosku wierzyciela. Sam ogólny wniosek o wszczęcie egzekucji nie wystarcza do objęcia nią tego składnika majątku. Analizujemy również ustanowione zabezpieczenia, pierwszeństwo innych wierzycieli
oraz przewidywane koszty i możliwości zaspokojenia.
Monitorujemy przebieg postępowania, rozliczenie uzyskanych kwot i potrzebę składania dalszych wniosków. Pilnujemy czynności, od których zależy dalsze prowadzenie egzekucji. Art. 824 § 1 pkt 4 k.p.c. przewiduje umorzenie z urzędu, jeżeli przez sześć miesięcy wierzyciel nie dokonał czynności potrzebnej do dalszego prowadzenia postępowania albo nie zażądał podjęcia postępowania zawieszonego.
Początek tego terminu ustala się według art. 824 § 1¹ k.p.c., z odrębnymi regułami dla zawieszenia postępowania. Takie umorzenie może również wiązać się z kosztami po stronie wierzyciela. Nie chodzi o samo nieprzesyłanie kolejnych pism, lecz o niewykonanie czynności potrzebnej do kontynuowania postępowania. Jeżeli czynność lub zaniechanie komornika narusza prawa wierzyciela, oceniamy podstawy wniesienia skargi. Egzekucję prowadzi komornik; kancelaria działa jako pełnomocnik wierzyciela.

 

Co można zrobić, gdy egzekucja jest bezskuteczna?

 

Weryfikacja majątku i ponowna egzekucja

Umorzenie egzekucji z powodu jej bezskuteczności samo w sobie nie umarza długu. Po ujawnieniu majątku można rozważyć ponowne wszczęcie egzekucji, z uwzględnieniem przedawnienia i innych przeszkód prawnych. Sprawdzamy, jakie czynności przeprowadzono, czy wykorzystano dostępne możliwości ustalenia majątku oraz czy istnieją podstawy do żądania jego wyjawienia przed sądem.

Rozporządzenie majątkiem z pokrzywdzeniem wierzyciela

Jeżeli dłużnik przeniósł majątek na inną osobę, analizujemy możliwość wniesienia skargi pauliańskiej. Jest to powództwo o uznanie czynności prawnej dłużnika za bezskuteczną wobec wierzyciela, służące umożliwieniu zaspokojenia z określonego składnika majątku mimo dokonanej czynności. Konieczne jest wykazanie przesłanek wynikających z art. 527 i następnych k.c. Przy korzyści uzyskanej przez osobę pozostającą z dłużnikiem w bliskim stosunku albo przez przedsiębiorcę pozostającego z nim w stałych stosunkach gospodarczych ustawa przewiduje domniemanie wiedzy o działaniu dłużnika ze świadomością pokrzywdzenia wierzycieli. Jeżeli korzyść uzyskano bezpłatnie, brak takiej wiedzy osoby trzeciej nie wyłącza ochrony wierzyciela. Ułatwienia te nie zastępują pozostałych przesłanek skargi. Odrębnej oceny wymaga ochrona wierzytelności powstałej dopiero po kwestionowanej czynności. Sama sprzedaż albo darowizna nie przesądza jeszcze o zasadności powództwa. Dla dochodzenia tej ochrony istotny jest pięcioletni termin liczony od daty kwestionowanej czynności.

Odpowiedzialność innych osób

Oceniamy możliwość dochodzenia zapłaty od poręczyciela, współdłużnika lub innej osoby ponoszącej odpowiedzialność na odrębnej podstawie. W przypadku dłużnika będącego spółką analizujemy także, czy istnieją przesłanki odpowiedzialności członków zarządu lub wspólników. Sam brak zapłaty przez spółkę nie wystarcza do skierowania egzekucji przeciwko tym osobom. W określonych spółkach osobowych możliwe jest nadanie tytułowi przeciwko spółce klauzuli wykonalności także przeciwko wspólnikowi odpowiadającemu bez ograniczenia całym majątkiem, po spełnieniu warunków art. 778¹ k.p.c. Ta droga nie obejmuje komandytariusza wyłącznie z racji odpowiedzialności ograniczonej sumą komandytową. Dochodzenie odpowiedzialności członka zarządu  spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie art. 299 Kodeksu spółek handlowych wymaga odrębnego wykazania przesłanek tej odpowiedzialności; nie wystarcza rozszerzenie klauzuli na tytule przeciwko spółce. Uwzględniamy również przesłanki pozwalające członkowi zarządu uwolnić się od odpowiedzialności. Szerszy zakres tej problematyki obejmuje obszar „Odpowiedzialność członków zarządu”.

 

Restrukturyzacja lub upadłość dłużnika

Otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego, a w określonych sytuacjach już obwieszczenie o ustaleniu dnia układowego, może ograniczać możliwość indywidualnej egzekucji. Zakres ochrony dłużnika zależy od rodzaju postępowania i wierzytelności.
Sprawdzamy ujęcie należności w spisie wierzytelności, warunki propozycji układowych i dostępne środki ochrony wierzyciela. Analizujemy również test zaspokojenia, jeżeli jest sporządzany, oraz możliwość zgłoszenia zastrzeżeń wobec układu. Ocena obejmuje właściwe warunki ochrony wierzyciela i przepisy przejściowe; nie każdy sprzeciw wierzyciela uniemożliwia zatwierdzenie układu.
Ogłoszenie upadłości zmienia sposób dochodzenia zaspokojenia z majątku wchodzącego w skład masy upadłości. W szczególności egzekucja wszczęta wcześniej do tego majątku ulega zawieszeniu z mocy prawa, a następnie umorzeniu po uprawomocnieniu się postanowienia o ogłoszeniu upadłości. Pomagamy ustalić obowiązek zgłoszenia wierzytelności, przygotować zgłoszenie syndykowi i reprezentować interes wierzyciela w postępowaniu.
Jeżeli wierzytelność wymaga zgłoszenia, termin wskazywany w postanowieniu o ogłoszeniu upadłości wynosi trzydzieści dni od jego obwieszczenia w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. Spóźnione zgłoszenie może powodować dodatkowe koszty i ograniczyć udział wierzyciela w podziale funduszów masy. Zgłoszenie po zatwierdzeniu ostatecznego planu podziału pozostawia się bez rozpoznania. Dlatego po informacji o upadłości dłużnika należy niezwłocznie sprawdzić obwieszczenie i sposób dochodzenia konkretnej wierzytelności. Szerszy zakres tej problematyki obejmuje obszar „Niewypłacalność i restrukturyzacja”.

 

Przedawnienie: dlaczego nie warto odkładać decyzji?

Termin przedawnienia zależy od rodzaju roszczenia. Ogólny termin dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej wynosi trzy lata, ale przepisy szczególne przewidują także inne terminy. Przykładowo dwuletni termin dotyczy roszczeń sprzedawcy z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności jego przedsiębiorstwa oraz roszczeń wynikających z umowy o dzieło. Różnić mogą się również zasady ustalania początku biegu terminu. Co do zasady koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że
termin jest krótszy niż dwa lata. Ocena wymaga jednak uwzględnienia przepisów szczególnych, zdarzeń wpływających na bieg przedawnienia i właściwych regulacji przejściowych. Termin płatności wpisany na fakturze nie zawsze wystarcza do prawidłowego wyliczenia przedawnienia. Przy roszczeniu przeciwko konsumentowi sąd uwzględnia przedawnienie z urzędu. Ustawa dopuszcza wyjątkowe odstąpienie od tego skutku ze względów słuszności, po rozważeniu interesów stron; nie można zakładać, że wyjątek ten znajdzie zastosowanie w konkretnej sprawie.
Skuteczne wniesienie pozwu bezpośrednio w celu dochodzenia roszczenia lub uznanie roszczenia przez dłużnika może przerwać bieg przedawnienia. Natomiast mediacja prowadzona na podstawie umowy o mediację oraz postępowanie pojednawcze wszczęte zawezwaniem do próby ugodowej wywołują, według obecnych przepisów, skutek zawieszenia biegu terminu w zakresie objętych nimi roszczeń. Zwykłe negocjacje nie zapewniają takiej ochrony.

Jakie dokumenty przygotować?

Po uzgodnieniu sposobu przekazania dokumentacji do analizy sprawy przydatne są
następujące materiały:

  • Prosimy przygotować umowę, aneksy, zamówienia, zaakceptowane oferty i stosowane warunki współpracy.
  • Prosimy przygotować faktury, w tym dokumenty i dane z KSeF, korekty, zestawienie należności oraz potwierdzenia wpłat z datami i tytułami przelewów.
  • Prosimy przygotować protokoły odbioru, dokumenty dostawy i inne dowody wykonania umowy oraz doręczenia faktur.
  • Prosimy przygotować korespondencję dotyczącą zapłaty, reklamacji, potrąceń, uznania długu i propozycji ugodowych.
  • Jeżeli sprawa była już prowadzona, prosimy przygotować orzeczenia, ugody, akty notarialne, pisma procesowe oraz dokumenty z wcześniejszych postępowań egzekucyjnych, w tym postanowienia o ich zakończeniu.
  • Prosimy przygotować zestawienie znanych informacji o majątku dłużnika, jego sytuacji finansowej i ewentualnych rozporządzeniach majątkiem. Jeżeli dokumentacja jest niepełna, warto wskazać, których materiałów brakuje i kto może nimi dysponować. W sprawach pilnych szczególne znaczenie mają daty płatności, doręczeń pism oraz informacje o możliwym wyzbywaniu się majątku.

 

 

Najczęściej zadawane pytania

Czy można dochodzić zapłaty bez podpisanej umowy?

Tak, jeżeli dla danej umowy nie była wymagana szczególna forma pod rygorem nieważności. Zawarcie umowy i jej wykonanie mogą potwierdzać między innymi wiadomości elektroniczne, zamówienia i dokumenty odbioru. W postępowaniu gospodarczym czynności, z którymi prawo łączy nabycie, utratę lub zmianę uprawnienia, wykazuje się co do zasady dokumentem, z wyjątkiem przewidzianym w art. 458¹¹ k.p.c. Dokumentem może być również wiadomość elektroniczna. Nie oznacza to, że każdy e-mail wystarcza do udowodnienia całego roszczenia albo że zeznania świadków są zawsze wyłączone. Brak podpisanej umowy wymaga starannego odtworzenia uzgodnień i wykonania świadczeń

Czy przed pozwem trzeba wysłać trzy wezwania do zapłaty?

Nie ma ogólnego obowiązku wysyłania trzech wezwań. Potrzeba wezwania zależy między innymi od wymagalności należności, treści umowy i przepisów szczególnych. Pozew powinien zawierać informację o próbie mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeżeli jej nie podjęto — wyjaśnienie przyczyn. Udokumentowane wezwanie może wykazywać próbę dobrowolnego rozwiązania sporu i mieć znaczenie dla rozstrzygnięcia o kosztach procesu. Powtarzanie wezwań nie zastępuje jednak czynności chroniących przed przedawnieniem.

Czy dłużnik może wstrzymać zapłatę, twierdząc, że usługa była wadliwa?

Nie automatycznie. Samo zgłoszenie zastrzeżeń nie przesądza o zasadności odmowy zapłaty. Trzeba zbadać rodzaj umowy, rzeczywisty zakres wykonania, charakter wad oraz skuteczność uprawnień, na które powołuje się dłużnik. Odrębnej oceny wymaga oświadczenie o potrąceniu. Wierzyciel powinien zachować dokumenty pozwalające odpowiedzieć na zarzuty, także gdy uważa je za bezzasadne.

Czy za opóźnienie w zapłacie można naliczyć karę umowną?

Nie można skutecznie zastrzec kary umownej za samo niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania pieniężnego. Zgodnie z art. 483 § 1 k.c. kara umowna dotyczy zobowiązań niepieniężnych. Zakazu nie omija zastrzeżenie kary na wypadek odstąpienia od umowy z powodu niewykonania zobowiązania pieniężnego. Przy opóźnieniu w zapłacie właściwym instrumentem są odsetki, a po spełnieniu odpowiednich przesłanek także rekompensata i inne roszczenia przewidziane prawem.

Czy częściowa wpłata oznacza uznanie całego długu?

Nie zawsze. Częściowa zapłata może stanowić uznanie roszczenia, ale jej znaczenie i zakres trzeba ocenić na podstawie okoliczności, tytułu przelewu i korespondencji. Nie należy automatycznie zakładać, że wpłata przerywa przedawnienie wszystkich spornych należności. Niezależnie od tego trzeba prawidłowo zaliczyć otrzymaną kwotę na odpowiedni dług i należności uboczne.

Czy roszczenie stwierdzone wyrokiem może się przedawnić?

Tak. Przedawnieniu podlega roszczenie stwierdzone wyrokiem, a nie sam wyrok. Zgodnie z art. 125 § 1 k.c. roszczenie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem sądu co do zasady przedawnia się po sześciu latach. Świadczenia okresowe należne w przyszłości, w tym odpowiednie należności odsetkowe, podlegają terminowi trzyletniemu. Przy obliczeniu terminu trzeba uwzględnić między innymi wcześniejsze postępowania egzekucyjne i sposób ich zakończenia. Po przerwaniu przedawnienia przez odpowiednią czynność w postępowaniu egzekucyjnym termin nie biegnie na nowo do zakończenia tego postępowania. Jeżeli z tytułu wykonawczego wynika upływ przedawnienia, do wniosku egzekucyjnego trzeba dołączyć dokument wykazujący jego przerwanie; bez niego organ odmawia wszczęcia egzekucji bez wezwania do uzupełnienia tego braku. Od tej kontroli ustawa przewiduje wyjątek dotyczący odsetek wymagalnych po powstaniu tytułu wykonawczego. Przy starszych tytułach gromadzimy więc także dokumenty z wcześniejszych egzekucji.

Czy rekompensata 40 euro należy się od każdej niezapłaconej faktury?

Nie automatycznie. Rekompensata zależy od spełnienia ustawowych przesłanek oraz od transakcji, której dotyczy płatność. Może wynosić równowartość 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia. Przy uzgodnionych płatnościach w częściach obowiązują szczególne zasady. Samo rozdzielenie jednego rozliczenia na większą liczbę faktur nie uzasadnia mnożenia rekompensat.

Czy wygrana sprawa gwarantuje odzyskanie pieniędzy?

Nie. Możliwość otrzymania zapłaty zależy również od majątku dłużnika, istniejących obciążeń, praw innych wierzycieli oraz ograniczeń egzekucji. Dlatego ocenę perspektyw procesu łączymy z oceną możliwości zaspokojenia. Na tej podstawie można racjonalnie porównać ugodę, dalsze postępowanie i koszty poszczególnych działań.

Ile trwa sprawa i kto ponosi jej koszty?

Czas zależy między innymi od sposobu doręczeń, stanowiska dłużnika, zakresu dowodów, obciążenia sądu i przebiegu egzekucji. Koszty mogą obejmować wynagrodzenie pełnomocnika, opłaty sądowe, wydatki na dowody i koszty egzekucyjne. Zwrot kosztów od dłużnika podlega przepisom i rozstrzygnięciom właściwych organów; nie musi pokryć wszystkich wydatków poniesionych przez wierzyciela. Zakres pracy kancelarii i zasady wynagrodzenia uzgadniamy przed rozpoczęciem zleconych czynności.

Skonsultuj sposób dochodzenia należności

W pierwszej wiadomości prosimy ogólnie wskazać, kim jest dłużnik, jaka kwota pozostaje niezapłacona, kiedy upłynął termin płatności i czy sprawa była już w sądzie lub u komornika. Jeżeli istnieje ryzyko przedawnienia, biegnie termin procesowy albo pojawiły się informacje o przenoszeniu majątku, prosimy zaznaczyć to i podać znane daty.
Pierwszy kontakt służy ustaleniu, czy kancelaria może przyjąć sprawę i jak może wyglądać współpraca. Nie obejmuje analizy prawnej, oceny dokumentów ani rekomendacji. O zakresie konsultacji i zasadach rozliczenia informujemy przed rozpoczęciem analizy prawnej.

Przed przyjęciem sprawy weryfikujemy konflikt interesów. Na etapie pierwszego zgłoszenia nie należy przekazywać pełnej dokumentacji ani szczegółowych informacji poufnych. Przesłanie formularza nie oznacza zawarcia umowy o świadczenie pomocy prawnej, udzielenia pełnomocnictwa ani przyjęcia sprawy i nie zobowiązuje kancelarii do dokonania czynności w biegnącym terminie.

 

Podstawy prawne i aktualność informacji

Opracowanie: Kancelaria Adwokacka Michał Ciupa i Partnerzy. Stan prawny na dzień 20 września 2026 r. Ostatnia weryfikacja: 20 września 2026 r. Treść przedstawia ogólne zasady; zastosowanie określonego rozwiązania wymaga oceny dokumentów i okoliczności sprawy.
Kodeks cywilny: w szczególności art. 60, art. 77³, art. 117–125, art. 451, art. 455, art. 481, art. 483 § 1, art. 527–534, art. 554 i art. 646. Tekst ustawy w ELI
Kodeks postępowania cywilnego: w szczególności art. 103 § 3–4, art. 183¹, art. 183¹ –⁴ 183¹ , art. 184–186, art. 187 § 1 pkt 3, art. 458³ , art. 458 , art. 458¹ –458¹³, art. 480²,⁵ ᵃ ⁵ ⁰ art. 485, art. 492, art. 505, art. 505² –505³ , art. 730–730¹, art. 747, art. 767, art. 776⁹ᵃ ⁷ –777, art. 778¹, art. 797 § 1¹, art. 799 § 1, art. 804 § 2, art. 824 § 1 pkt 3–4 i § 1¹, art. 826 § 1 oraz art. 913. Tekst ustawy w ELI
Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych: w szczególności art. 2, art. 4 pkt 1 i 3, art. 7 ust. 1, art. 8 ust. 1, art. 10 ust. 1–4, art. 11 ust. 2, art. 11b i art. 13 ust. 1. Tekst ustawy w ELIMCP 
Ustawa z dnia 28 lutego 2003 r. – Prawo upadłościowe: w szczególności art. 51 ust. 1 pkt 4, art. 146 ust. 1–3, art. 235–236 i art. 252. Tekst ustawy w ELI
Ustawa z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne: w szczególności art. 10a, art. 165 ust. 2, art. 226d–226e, art. 259 ust. 1–3, art. 278 ust. 1–3 i art. 312 ust. 1–4. Tekst ustawy w ELI
Kodeks spółek handlowych: w szczególności art. 31 i art. 299. Tekst ustawy w ELI
Ustawa z dnia 28 lutego 2018 r. o kosztach komorniczych: w szczególności art. 29–30.
Tekst ustawy w ELI
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług: w szczególności
przepisy o wystawianiu i otrzymywaniu faktur ustrukturyzowanych, w tym art. 106na.
Tekst ustawy w ELI
Przepisy przejściowe: art. 14 ust. 6–7 i art. 16 ustawy z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego, ustawy – Kodeks cywilny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1172), a w sprawach restrukturyzacyjnych art. 4 ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo restrukturyzacyjne oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1085).